O que é a Apostila da Haia?

A palavra Apostila (em português) é de origem francesa, sendo grafada “Apostille”, que provém do verbo “apostiller“, que significa Anotação. Assim sendo, apesar do significado corrente na Língua Portuguesa que tem o significado de uma publicação, um significado adicional é que uma apostila consiste numa anotação à margem de um documento ou ao final de uma carta, por exemplo. Neste caso, a Apostila é definida como um certificado emitido nos termos da Convenção da Apostila que autentica a origem de um Documento Público, para ser aceito e válido no exterior, nos termos da Convenção da Apostila de Haia  https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/full-text/?cid=41

Quais documentos posso apostilar?

Qualquer documento público. Para orientação geral, a Convenção de Haia enumera quatro categorias de documentos que são considerados “documentos públicos”: 
a) Documentos provenientes de uma autoridade ou um funcionário oficial ligado a qualquer jurisdição do Estado, incluindo aqueles oriundos do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências (oficial de justiça). Ex. documentos oriundos das Prefeituras, Estados e União, bem como de suas autarquias e fundações;
b) Documentos administrativos. Ex. documentos oriundos de instituições de ensino (histórico escolar, certificados etc.), JUCESP, certificado de naturalização etc.;
c) Atos notariais. Ex. escrituras, procurações, certidões, autenticações e reconhecimentos de firma etc.; 
d) Declarações oficiais, tais como menções de registro, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada. Ex. atos particulares com firma reconhecida.

Quais documentos não posso apostilar?

a) Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;
b) Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira;
c) Documentos internos e de interesse do Poder Judiciário.

O que é?

O Tabelião atesta que a cópia autenticada é fiel, idêntica ao original.

Como é feita?

A parte interessada apresenta ao cartório um documento original e solicita ao funcionário que dele sejam tiradas as cópias autenticadas. Tira-se o xerox deste documento e atesta-se, na própria cópia, que ela é idêntica ao original apresentado. Isto é feito por um escrevente, que é o funcionário do cartório. Ele confere a cópia com o original, põe nesta um selo de autenticidade, carimba-o e o assina. Caso a parte traga a cópia tirada por outro estabelecimento, deve obrigatoriamente trazer também o documento original, para que a conferência possa ser feita e assim, a cópia possa ser autenticada.

O que é necessário?

Documento original do qual as cópias serão autenticadas.

IMPORTANTE:

NÃO SE PODE TIRAR CÓPIA AUTENTICADA DE OUTRA CÓPIA AUTENTICADA, SOMENTE DE DOCUMENTOS ORIGINAIS.

A cópia não pode ser autenticada se o documento original: 

1. a) tiver rasuras;
2. b) tiver sido adulterado por raspagem, “branquinho” ou lavagem com solventes; 
3. c) tiver escritos à lápis; 
4. d) tiver espaços em branco; 
5. e) for em forma de papel térmico (de fax).

Veja os Procedimentos relacionados à Autenticação nas Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça.

Define-se como materialização a geração de documentos em papel, com autenticação, a partir de documentos eletrônicos, públicos ou particulares, que apresentem assinatura digital ou outra forma de confirmação de integridade e autenticidade.

Define-se como desmaterialização a geração de documentos eletrônicos, com aplicação de certificado digital, a partir de documento em papel.

Veja os Procedimentos relacionados à Materialização e Desmaterialização nas Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça

A validade do certificado é de 3 anos e caso precise reemitir seu certificado nesse período, pois trocou de celular ou reinstalou o app e-notariado, você deverá solicitar uma nova emissão ao mesmo cartório emissor.

Para escrituras e procurações você deverá contatar diretamente um cartório credenciado que providenciará seu ato no sistema e-notariado. Essa plataforma já permite que você assine documentos e solicite digitalmente reconhecimentos de assinatura eletrônica pelo  e-Not assina e autorizações de viagens a menores – AEV.

Ao assinar documentos pelo e-Not assina, você pagará diretamente na plataforma e-notariado.

O que é?

“FIRMA” nada mais é do que “ASSINATURA”. Abertura de Firmas é o depósito do padrão de sua assinatura no cartório (fichamento de firma). Para que se possa fazer o reconhecimento de firma, é necessário que a pessoa tenha feito, previamente ou na hora, a abertura de firma no cartório. A ficha de firma não tem prazo de validade, mas algumas pessoas mudam sua assinatura com o passar dos anos. Assim, caso haja mudança na assinatura, é preciso que a pessoa compareça novamente ao tabelionato para renovar sua ficha de firma.

Como é feito?

O interessado deve comparecer ao cartório com seu RG e CPF originais (não serve cópia autenticada). Lá o interessado deverá assinar duas vezes em um formulário, preenchendo-o com seus dados. 

Seus dados serão, então, inseridos no sistema, e ele já terá firma aberta naquele respectivo cartório. A partir daí, qualquer interessado poderá ir a esta serventia e reconhecer sua firma. 

Documentos necessários

É obrigatória a apresentação do original de documento de identificação (Registro Geral; Carteira Nacional de Habilitação, modelo atual, instituído pela Lei n.º 9.503/97; carteira de exercício profissional expedida pelos entes criados por Lei Federal, nos termos da Lei n.º 6.206/75; passaporte, que, na hipótese de estrangeiro, deve estar com o prazo do visto não expirado; Carteira de Trabalho e Previdência Social, modelo atual, informatizado, e carteira de identificação funcional dos Magistrados, membros do Ministério Público e da Defensoria Pública) para abertura da ficha-padrão

Observação: Caso o interessado seja casado, separado ou divorciado, que tenha mudado de nome, mas não tenha atualizado o RG, é obrigatório também a apresentação da Certidão de Casamento. 

Veja os Procedimentos relacionados à Abertura de Firmas nas Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça.

Reconhecer sinal público é declarar que o documento notarial ou registral é legítimo.

O que é sinal público?

O sinal público do tabelião é a respectiva assinatura revestida dos demais itens que “marcam” a sua identidade profissional, como carimbos, selos, etiquetas, rubricas e arabescos.
Quando o tabelião reconhece o sinal público de outro tabelião declara que o sinal é da pessoa ou, ao menos, semelhante.

Para que serve?

O fundamento é agregar segurança aos atos notariais, é distinguir a origem e a autoria do instrumento.

Veja os Procedimentos relacionados à Sinal Público nas Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça.

Para validação de apostilas emitidas no sistema Apostil, acesse o site:
https://apostil.cnj.jus.br/pt/validation 

Para validação de apostilas emitidas no sistema SEI, acesse o site:
https://apostila.cnj.jus.br/seiapostila/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&acao_origem=documento_conferir&lang=pt_BR&id_orgao_acesso_externo=0“